Criando mala direta

A utilização de mala direta é um recurso bastante eficaz, usado principalmente para a divulgação de produtos, serviços ou para fins informativos.

O grande diferencial da mala direta está no fato de que através de um único modelo de carta, o remetente consegue dirigir-se diretamente a cada pessoa, independentemente do número de destinatários ao qual a mesma será remetida. O Word nos oferece um recurso que facilita bastante a execução de uma tarefa que antes, demandava muito tempo.

Por exemplo, vamos imaginar uma empresa que tenha que mandar uma correspondência sobre uma promoção a mais ou menos 2000 clientes. É claro que cada um deles possui dados pessoais diferenciados (nome, endereço, etc.). O Word permite que isso seja feito de uma maneira mais simples do que poderíamos pensar.

Para isso, precisamos criar dois arquivos: o documento principal que contém o texto a ser enviado com todas as formatações desejadas, juntamente com os campos (região que o Word cria para receber os dados a serem alterados) e um arquivo de dados (conteúdo dos campos) que mudarão de cliente para cliente.

Para servir como base de informações da nossa mala direta, crie no Microsoft Word uma tabela dividida em 3 colunas e 5 colunas contendo as respectivas descrições:

NOME, CARGO E SALÁRIO (preencha com dados onde deve estabelecer o número de linhas de acordo com o número de informações) , salve o documento com o nome de Contatos.doc e o feche em seguida).

Para criar a tabela:

Acione o Menu Inserir através da tecla Alt, desloque a seta para a direita até o menu inserir. Movimente a seta para baixo e, em seguida, pressione o tab até tabelas. Tecle enter, em seguida escolha com as setas o número de colunas: 3 e de linhas 5 e finalize com enter.

Observação: A tabela deverá ser criada na primeira linha, pois caso haja uma linha em branco (ou seja, um enter) acima você não conseguirá concluir a mala direta.

Documento Padrão:

Agora vamos criar o documento padrão para a composição da nossa mala direta.

Para tanto, abra um novo documento no Word, digite a carta abaixo considerando inclusive as informações descritas:

Digite o local e a data (tecle 4 vezes o Enter).

At.: Sr (a) NOME (tecle 4 vezes o Enter)

Ref.: Promoção (tecle 4 vezes o Enter)

Informamos que a vossa promoção para o cargo de CARGO foi aprovada pela nossa Diretoria Executiva, sendo o vosso salário reajustado para o valor de R$ SALÁRIO (tecle 3 vezes o Enter)

Atenciosamente (tecle 4 vezes o Enter)

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

Após concluir a edição da carta acima, aplique as formatações que julgar necessárias e em seguida, salve o documento com o nome de Carta.doc.

Agora que possuímos uma base de informações e um modelo de documento principal, para fins didáticos, vamos dividir a criação da mala direta em quatro etapas.

1. Configurando o documento principal:

Acesse a guia das faixas de opções, pressionando a tecla Alt, movimente a seta para a direita até o menu Correspondências. Em seguida, tecle seta para baixo e, depois pressione Tab até a opção de Iniciar mala direta, , em seguida tecle Enter.

Selecione com o uso das setas a opção Cartas e tecle Enter para confirmar.

2. Selecionando a base de informações:

Acesse a guia das faixas de opções, pressionando a tecla Alt, movimente a seta para a direita até o menu Correspondências. Em seguida, tecle seta para baixo e, depois pressione Tab até a opção de Selecionar destinatários, , em seguida tecle Enter. Em seguida, tecle seta para baixo e escolha Usar uma lista existente e tecle Enter. Na próxima janela, escolha a fonte de dados, digite o caminho para abrir arquivo Contatos.doc e tecle Enter para confirmar.

3- Atribuindo campos ou valores ao documento principal da mala direta:

Através do comando localizar Atalho Ctrl L, localize no documento principal (Carta) o campo desejado, exemplo: digite NOME, tecle enter, em seguida Esc para fechar o menu localizar, verifique a palavra selecionada, no caso NOME.

Acesse a guia das faixas de opções, pressionando a tecla Alt, movimente a seta para a direita até o menu Correspondências. Em seguida, tecle seta para baixo e, depois pressione Tab até a opção de Inserir campos de mesclagem e tecle Enter.

Com o uso das setas selecione o campo desejado, no caso NOME.

Pressione Tab até o botão Inserir, tecle Enter para confirmar e Esc para retornar à área de edição do documento.

Execute os passos descritos acima também para os campos CARGO e SALÁRIO e em seguida, salve as alterações feitas no arquivo.

4. Gerando a mala direta:

Acesse a guia das faixas de opções, pressionando a tecla Alt, movimente a seta para a direita até o menu Correspondências. Em seguida, tecle seta para baixo e, depois pressione Tab até a opção de Concluir e Mesclar, , em seguida tecle Enter. Desloque com as setas até a opção Documentos Individuais e tecle Enter. e.

No controle apresentado, selecione uma entre as opções Todos (exibe todos os registros), Registro atual (exibe o registro selecionado) e De (você precisará informar um intervalo indicando valores para os campos "De" e "Até").

Pressione Enter no botão OK para concluir. Por fim, as cartas serão exibidas em um novo arquivo onde você poderá imprimi-lo ou salvá-lo para uma futura impressão.

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